Co to jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wspiera tworzenie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. W początkowej fazie faktury ustrukturalne będą odgrywać rolę w handlu jako jedna z uznanych form ewidencji transakcji, ustępując jedynie istniejącym obecnie w obrocie fakturom papierowym i elektronicznym.

Podstawowe informacje o KSeF

Krajowy System faktur elektronicznych umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur strukturalnych. Oznacza to, że przedsiębiorcy będą mogli za jego pomocą wystawiać faktury do włączenia do KSeF, które następnie będą oferowane za zgodą kupującego. Sama wystawiona faktura nie będzie w formacie PDF, ale XML, gdyż będzie to faktura strukturalna, która musi być zgodna z logiczną strukturą faktury elektronicznej (wersja FA 1) publikowanej w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych na ePUAP Platforma.

KSeF może być używany na dwa sposoby:

• skorzystaj z narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów
• przy użyciu programów księgowych.

Z KSeF mogą skorzystać m.in. podatnicy, którzy są:

• zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT;
• zwolnieni z podatku VAT;
• zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.

Wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych (e-Faktur)

Faktury ustrukturyzowane z pomocą Krajowego Systemu e-Faktur są wystawiane jak i otrzymywane. Oprogramowanie zostało przygotowane zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego, o którym mowa w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji, z wykorzystaniem oprogramowania interfejsowego przygotowanego przez Ministerstwo Finansów.

Minister Finansów jest zobowiązany do udostępnienia ustrukturyzowanego wzoru faktury na Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (EPUAP).

Fakturę ustrukturyzowaną uważa się za wystawioną w dniu jej wysłania do Krajowego Systemu e-Faktur elektronicznych. (art. 106 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług). Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF wymaga akceptacji przez odbiorcę faktury. Fakturę uporządkowaną uważa się za otrzymaną za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur w dniu nadania numeru identyfikacyjnego faktury w tym systemie. (art. 106 ust. 2-3 ustawy o podatku od towarów i usług).

Od 1 stycznia 2024 roku Rada Unii Europejskiej zgodziła się, aby fakturowanie elektroniczne w Polsce było obowiązkowe.